Rekisterisäännökset

Maahanmuuttaja-asiakkaiden kanssa tehtävässä työssä käsitellään monia erilaisia henkilöön liittyviä tietoja. Kotoutumislaissa säädetään tällä hetkellä vain yhdestä rekisteristä.

Kuntaanosoitusrekisteri

Kuntaanosoitusrekisteri on pakolaisten kuntaan osoittamista varten pidettävä henkilörekisteri (2 § 2 ja 3 momentissa tarkoitetut henkilöt). Rekisterinpitäjänä on elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus (ELY-keskus).

Kuntaanosoitusrekisteri on ainoa rekisteri, josta kotoutumislaissa säädetään tällä hetkellä. Rekisteriin talletetaan tieto siitä, mihin kuntaan henkilö on osoitettu.

Rekisteriin saa lisäksi kerätä ja tallettaa kuntaan osoitettavien

  1. asia- tai asiakasnumeron, nimet, sukupuolen, syntymäajan, -paikan ja -maan, henkilötunnuksen, ulkomaisen henkilönumeron tai muun maahanmuuttajan yksilöimiseksi annetun tunnuksen, kansalaisuustiedot sekä tiedot siviilisäädystä ja perhesuhteista
  2. äidinkieltä ja kielitaitoa, koulutusta, ammattitaitoa ja työkokemusta koskevia tietoja. (KotoL 60 §.)

Tietojen luovuttaminen kuntaanosoitusrekisteristä

ELY-keskus saa luovuttaa kuntaanosoitusrekisteristä tietoja Maahanmuuttovirastolle, Kansaneläkelaitokselle, kunnan viranomaiselle, kehittämis- ja hallintokeskukselle ja työ- ja elinkeinotoimistolle (TE-toimisto).

Luovutettavien tietojen tulee olla sellaisia, jotka ovat tarpeen kotoutumislaissa, ulkomaalaislaissa tai muussa laissa säädettyjen maahanmuuttoon liittyvien tehtävien hoitamista varten. Tiedot voidaan luovuttaa myös sähköisessä muodossa tai teknisen käyttöyhteyden avulla. (KotoL 61 §.)

Tietojen poistaminen kuntaanosoitusrekisteristä ja niiden säilyttäminen

Kuntaanosoitusrekisterissä olevat rekisteröityä koskevat tiedot poistetaan, kun niiden käyttötarvetta ei enää ole tai viimeistään viiden vuoden kuluttua viimeisestä rekisteröityä koskevasta merkinnästä (KotoL 62 §).

Kuntaanosoitusrekisteriä ja siihen sisältyviä tietoja säilytetään arkistolain mukaisesti (Arkistolaki 8 § 2 ja 3 mom.).