Kotouttaminen.fi-blogi

Kotouttamisen osaamiskeskus julkaisee kotouttaminen.fi:ssä kotouttamiskentän eri toimijoiden blogikirjoituksia. Kirjoittajina ovat osaamiskeskuksen ja työ- ja elinkeinoministeriön asiantuntijat sekä yhteistyökumppanit ja esimerkiksi hankkeiden, kuntien, järjestöjen kotouttamisen ja pakolaisten vastaanoton toimijat.

Tervetuloa Suomeen ajantasaisen tiedon kera

Julkaisupäivä 5.12.2018 14.43 Blogit

Tervetuloa Suomeen -oppaan banneri”Uskalsit ottaa tämän työn alle, kun olit jäämässä virkavapaalle,” lohkaisi Tervetuloa Suomeen -oppaan visuaalisesta ilmeestä ja taitosta vastaava, kun olimme lähestymässä päivitetyn oppaan julkaisuajankohtaa. Kieltämättä 12-kielisen oppaan päivitysprosessi on aikaa vievä ja vaativa – siihen ei ihan joka vuosi ryhdytä. Tällä päivityskierroksella päätimme tehdä jotain toisin, jotta oppaan päivitys on tulevaisuudessa helppoa ja nopeaa.

InfoFinland.fi-palvelun avoimesta rajapinnasta inspiroituneena keksimme poimia Tervetuloa Suomeen -oppaan sisällöt verkkopalvelusta. Työskentelin ennen työ- ja elinkeinoministeriöön (TEM) siirtymistä Kelan kansainvälisten asioiden viestijänä. Vastasin työssäni InfoFinlandin sosiaaliturvasisällöistä yhteistyössä palvelun verkkotoimituksen ja Kelan asiantuntijoiden kanssa, joten tiesin, miten säännöllisesti InfoFinland päivittää sisältöjään. Miksi emme ottaisi näitä sisältöjä käyttöömme – olemmehan muutenkin InfoFinlandin toiminnassa mukana. Työ- ja elinkeinoministeriö on InfoFinlandin suurin valtiorahoittaja.

Työssäni Kelassa sain myös usein erilaisten maahanmuuttajille suunnattujen oppaiden Kela-sisältöjä tarkistettavaksi. Miten voisin omalta osaltani vähentää viranomaisten kuormitusta ja säästää tarkistuksiin kuluvaa aikaa? Monikielisten oppaiden tekeminen on aikaa vievä prosessi tekijöilleen, mutta myös niiden sisältöjä tarkistaville viranomaisille.

Oppaan uudenlainen päivitysprosessi säästää aikaa ja rahaa

Oppaan taitosta ja visuaalisesta ilmeestä vastaava Sissy Oy rakensi sovelluksen, jonka avulla saamme poimittua kappaleittain haluamamme sisällöt oppaaseen InfoFinlandin aarrearkusta. Tämän jälkeen otimme vielä käyttöömme ”perinteisen” viranomaiskierroksen, jossa nimetyt viranomaisten edustajat kommentoivat oppaaseen poimittua sisältöä.

Kommenttien perusteella InfoFinlandin verkkotoimitus päivitti sivustonsa sisältöjä, minkä jälkeen opassisällöt poimittiin uudestaan. Kieliversioineen. Opasta ei enää käännetä erikseen, vaan saamme myös käännökset kätevästi InfoFinlandista sen mukaan, mitä suomenkielistä sisältöä olemme poimineet mukaan.

Oppaan päivitysprosessi on siis automatisoitu. Pitämällä painokset maltillisina voimme tarvittaessa päivittää oppaan vaikka joka vuosi, jos sille on selkeä tarve eli sisältö on joiltakin osin merkittävästi vanhentunut. Kustannus on huomattavasti aiempia päivityskierroksia pienempi, eikä aikaa päivitykseen kulu niin paljon kuin aikaisemmin. Viranomaiskierros käydään tarvittaessa, mutta sen painopiste on jatkossa enemmän siinä, mitä kappaleita poimimme InfoFinlandista mukaan – sisältö pysyy ajan tasalla verkkopalvelun normaalissa päivitystyössä.

Mainoskortit, oppaat ja esitteet jakoon laajasti

Opasta haluaisivat jakaa myös muut kuin ns. lakisääteiset jakelijat. Toistaiseksi tätä mahdollisuutta ei ole ollut mm. kustannussyistä. Muut tahot voivat tilata ilmaiseksi postikortin kokoista mainosta, joka ohjaa lukemaan opasta TEM:n verkkosivuilta.

Haluamme tarjota kuitenkin mahdollisuuden jakaa opasta ja esitettä myös esim. neuvoloissa, terveysasemilla, neuvontapisteissä ja kirjastoissa: Kaikki toimijat saavat mahdollisuuden tilata opasta ja esitettä, mutta maksamalla itse tarvitsemiensa oppaiden ja esitteiden painatus- ja postituskulut. Tiedotamme lähiaikoina tästä tilausmahdollisuudesta erikseen. TEM maksaa toistaiseksi painatus- ja postituskulut vain maistraateille, Maahanmuuttovirastolle ja Suomen lähetystöille.

Oppaan jakelua ja oppaasta viestimistä selkeytetään

Aloitimme juuri ennen virkavapaalle jäämistäni päivitysprosessin, jonka tarkoituksena oli paitsi päivittää opas myös selkeyttää oppaan jakelua ja siitä viestimistä. Onneksi sijaiseni oli jo tiedossa, joten hän pystyi osallistumaan suunnitteluun, ja ottamaan vastuun prosessista, kunnes palasin taas virkavapaaltani viimeistelemään oppaan julkaisua. Silti prosessiin mahtui vielä muutamia kompastuskiviä – tai ehkä juuri siksi.

Pidin oppaan ja ns. pikkuesitteen jakelua monimutkaisena. Toivoimmekin, että olisimme päässeet tällä päivityskierroksella esitteestä eroon. Mutta paine päivitetylle materiaalille oli suuri. Opas on lakisääteinen, joten meidän oli saatava nopeasti ulos jotain ajan tasalla olevaa. Tämän vuoksi esite päivitettiin ja julkaistiin jo kesällä 2018.

Nimi muuttui jo suomenkieliseen esitteeseen, mutta vasta oppaan julkaisuhetkellä huomattiin, että muutamissa esitteiden kieliversioissa kummittelee vielä vanha Perustietoa Suomesta -käännös. Samoin esitteissä näkyy vielä www.lifeinfinland.fi-osoite, josta luovuttiin koska se ei viitannut Tervetuloa Suomeen -materiaalissa oikeastaan mihinkään. Osoitteesta on kuitenkin uudelleenohjaus uuteen osoitteeseen www.tem.fi/tervetuloa-suomeen. Nämä pienet yksityiskohdat korjataan lähiaikoina, ja painoksen loppuessa myös painettaviin esitteisiin.

Jatkossa kiinnitämme myös huomiota Tervetuloa Suomeen -materiaalista viestimiseen: Pidämme opasta esillä, kerromme jakelusta ja oppaan käyttötavoista sekä tiedotamme aktiivisesti muutoksista. Seuraathan kotouttaminen.fi:tä pysyäksesi ajan tasalla.

Helena Torkko, viestinnän erityisasiantuntija, kotouttamisen osaamiskeskus, työ- ja elinkeinoministeriö

Lue lisää:

Tervetuloa Suomeen -materiaali

InfoFinland-verkkopalvelu www.infofinland.fi

Uutinen Tervetuloa Suomeen opas on julkaistu

Uutinen Perustietoa Suomesta on jatkossa Tervetuloa Suomeen

 

Kommentit
Ei kommenteja vielä. Ole ensimmäinen.
Selaa blogin artikkeleita